Conseil communal ou général

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La Loi sur les communes (LC) n’indique pas qui se charge du secrétariat des commissions, permanentes ou ad hoc. Les commissions s’organisent et c’est le règlement du Conseil qui détermine le mode de désignation du président de la commission.

En règle générale, c’est le président de la commission qui rédige le rapport ou le délègue à un autre membre de la commission, mais le règlement du Conseil peut prévoir que la commission désigne, si nécessaire, un secrétaire au sein du Conseil ou l’extérieur mais dans tous les cas soumis au secret de fonction. Les modalités doivent être validées par le Conseil. NB : Le cahier des charges du secrétaire du Conseil est un bon outil pour préciser quelles sont ses tâches lorsque celles-ci ne figurent pas dans la loi.

La répartition des sièges dans les commissions (permanentes et ad hoc) se fait de manière équitable selon les forces en présence.

En présence de groupes politiques, la répartition est discutée une fois le résultat des élections communales connu, mais avant l’assermentation de la nouvelle assemblée, lors d’une séance réunissant tous les groupes sous l’égide de la présidence du Conseil. Il en va de même pour le tournus de ces présidences. La répartition des sièges dans les commissions est déterminée avec les présidents des partis et du conseil (bureau) et entérinée par le Conseil lors de la séance d’installation des autorités communales, à l’occasion de l’élection de chaque commission.

En l’absence de groupes politiques, une élection des commissaires se fait au début de la législature pour les commissions permanentes, et en cas de besoin pour les commissions ad hoc. Les présidents des commissions permanentes peuvent être élus pour l’entier de la législature sauf dispositions contraires prévues dans le règlement du Conseil.

Le mode de désignation des membres des commissions est défini dans le règlement du Conseil. Il appartient par conséquent à chaque commune de définir son mode de fonctionnement. En cas de doute, la question doit être tranchée par le Conseil lui-même.

Avant le 30 juin de l’année précédant les élections communales, le Conseil doit avoir voté s’il désire changer le nombre de conseillers. L’art. 17 de la loi sur les communes (LC) fixe le nombre des membres du Conseil communal selon l’effectif de la population de la commune issu du recensement annuel.

Les indemnités des membres du Conseil, du secrétaire et, cas échéant, de l’huissier, ainsi que toute autre indemnité en relation avec le Conseil (p.ex. pour les votations et élections), sont fixées en principe une fois par législature, sur proposition du Bureau. Cette proposition est assimilée à une motion. Elle doit donc être transmise à la Municipalité, qui établit un préavis. Celui-ci est ensuite soumis à une commission avant décision en plénum.

Conseil général : art. 16 de la loi sur les communes (LC)
Conseil communal : art. 29 de la loi sur les communes (LC)

Toute démission dûment signée doit être présentée par écrit au président du Conseil. Elle peut être remise en mains propres, transmise par courrier ou par voie électronique, selon les modalités du règlement du Conseil. Tout membre du Conseil qui déménage de la commune est réputé démissionnaire du Conseil.

Lorsqu’un membre du Conseil démissionne de son parti, quitte son groupe politique ou en est exclu en cours de législature, il peut continuer à siéger au Conseil en tant que membre indépendant ou « hors parti ». Sauf disposition contraire du règlement d’organisation du Conseil, il est réputé démissionnaire des commissions du Conseil dans lesquelles il représentait ce parti ou ce groupe.

La section relative dans la LEDP « VACANCE DE SIÈGE ET ÉLECTION COMPLÉMENTAIRE » traite ce sujet en détails, nous vous invitons à vous y référer.

La convocation et les annexes peuvent être envoyées par courriel si le règlement du conseil le prévoit et si les membres donnent préalablement leur accord.

Si les documents sont transmis suffisamment tôt avant la séance (voir règlement du Conseil), alors le rapporteur peut être dispensé de la lecture sauf des conclusions qui doivent toujours être lues. Si les rapports sont remis le jour de la séance, ils doivent être lus en entier.

NON. Pour être un équivalant légal à la signature manuscrite, la signature électronique doit suivre un procédé technique permettant de garantir l’authenticité d’un document, d’un message ou d’autres données électroniques et de s’assurer de l’identité du signataire.

Si ces conditions sont remplies, il n’y a aucune raison de s’y opposer. En revanche, un simple scan d’une signature manuscrite ne remplit pas ces conditions et n’est pas considéré comme signature légale.

Les textes peuvent être distribués à l’avance, rien dans la loi ne l’oblige. Il faut toutefois que l’objet soit porté à l’ordre du jour, à l’origine ou par modification de celui-ci. Le « développement » à l’issue du soutien n’est pas le dépôt du texte à proprement parler. Le soutien (par signatures ou à main levée) de 5 personnes, en plus de l’interpellant, est nécessaire pour que l’interpellation soit développée. Elle est renvoyée à la municipalité après que l’auteur l’ait développée. A défaut du quorum, l’interpellation est classée.

Chaque commune procède à sa manière en fonction de son règlement ou de ses usages. On peut distribuer les textes ou pas, fixer un délai pour recevoir les textes, etc. L’essentiel est de respecter le règlement du Conseil et idéalement, les initiatives devraient être déposées à l’avance pour figurer dans l’OJ faute de quoi le Conseil ne peut débattre de leur prise en considération. Mais effectivement si elles sont déposées séance tenante, l’OJ doit être modifié. Reporter la distribution et le développement des objets déposés « hors délai » permet de contrôler la recevabilité du texte. Un motionnaire ou postulant peut toutefois demander de lire et développer son texte séance tenante, mais c’est alors au Conseil d’accepter la modification de l’ordre du jour afin d’y ajouter cet objet.

Selon la loi sur les communes (LC) les pétitions doivent être transmises à l’autorité compétente. Si le Conseil ne l’est pas, il doit faire passer la pétition au bon destinataire (Canton, Municipalité, etc.).

La loi sur les communes (LC) n’impose pas la désignation d’huissiers. Le règlement du Conseil peut toutefois le prévoir. Rien n’interdit la désignation d’une personne hors Conseil ou domiciliée dans une autre commune, mais il faut alors procéder à une élection, puis à une assermentation. En cas d’absence de l’huissier, il est possible de faire appel à un scrutateur, un scrutateur suppléant ou un conseiller pour la soirée. Faire appel à une personne de l’administration communale ou une connaissance serait théoriquement possible, mais implique préalablement de procéder à une élection, suivie d’une assermentation. Le plus simple serait de désigner un huissier suppléant et de le garder jusqu’à la fin de la législature en cas d’absence de l’huissier titulaire.

Les art. 13 et 24 de la loi sur les communes (LC) précisent que l’ordre du jour est établi d’entente entre la Municipalité et le Bureau du Conseil (syndic et président). Chaque commune a sa manière de fonctionner, mais souvent l’administration communale prépare un projet et le fait valider par la Municipalité. Celui-ci est ensuite présenté au Président et à la secrétaire ou au Bureau, qui le contrôlent, proposent des adjonctions ou des modifications et le valident à leur tour. Dans d’autres communes, c’est le Bureau qui établit l’ordre du jour en fonction des objets déposés par la Municipalité. L’ordre du jour est envoyé au Conseil dans le délai prescrit par le règlement, mais au moins 5 jours à l’avance, cas d’urgence réservés (art 14 et 25 LC). Une modification peut être demandée au début de la séance du Conseil lors de l’adoption de l’ordre du jour.

La loi sur les communes (LC) prévoit que le Conseil est convoqué par écrit par son président, à défaut par son Vice-président ou, en cas d’empêchement de ceux-ci, par un membre du Bureau. En conséquence, une convocation ne comportant que la signature du Président ou de son remplaçant est légale. Le règlement du Conseil prévoit toutefois que le secrétaire signe avec le Président toutes les pièces officielles émanant du Conseil ; il est donc parfaitement envisageable que le secrétaire signe également l’ordre du jour.

La loi ne dit rien à ce sujet. Toutefois, si une demande de rectification est faite à la séance suivante, il est conseillé de modifier le procès-verbal original. Ainsi, les tiers qui lisent le procès-verbal sauront directement ce qui a été dit.

Le PV de la séance précédente est proposé à la revue des Conseillers en vue de la séance suivante. Lors de cette séance suivante, les demandes de modifications sont recueillies et votées par le Conseil. Le PV de la séance précédente est ensuite modifié en fonction puis publié sous sa version finale.

Dans tous les cas, le document qui est archivé devrait être le procès-verbal rectifié, adopté par le Conseil et signé de la Présidence et du secrétariat.

Aucune base légale ne régit la numérotation des procès-verbaux. L’essentiel est qu’ils soient parfaitement identifiables les uns des autres. Chaque procès-verbal porte un numéro distinct, soit en continu avec la mention de la législature, soit par année, mais alors le numéro du procès-verbal doit être suivi de l’année. Pour les pages, on peut soit les numéroter en continu durant toute la législature, le procès-verbal suivant reprenant la numérotation du document précédent, soit recommencer la numérotation à chaque séance (idéalement avec la mention du numéro ou de la date de la séance répétée à chaque page).

Selon les Archives cantonales vaudoises, les procès-verbaux des séances des législatifs communaux doivent être imprimés sur du papier permanent. Deux normes ISO certifient le papier permanent.

• ISO 9706 : exigences de permanence (capacité à rester stable à travers le temps)
• ISO 11108 : exigences de durabilité (capacité à résister à l’usure normale et aux manipulations)

Les papiers conformes à la norme 9706 sont relativement courants et se trouvent aisément. Les encres et les toners utilisés devraient être certifiés par la norme ISO 11798, qui porte sur la permanence et la durabilité de l’écriture.

Dans un Conseil général, le quorum se calcule sur le nombre total des membres assermentés. Le tiers des membres est nécessaire selon la loi sur les communes (art. 15 LC).

Pour un Conseil communal, le quorum se calcule sur le nombre fixe des membres arrêté par le Conseil pour la durée de la législature. La majorité absolue est nécessaire (art. 26 LC). En effet, les démissionnaires sont censés être remplacés par des suppléants ou les sièges être repourvus.

La loi sur les communes (LC), la loi sur l’exercice des droits politiques (LEDP) et le Règlement d’application de la loi sur l’exercice des droits politiques (RLEDP) sont les bases légales de rédaction. Les Conseils ont cependant une petite marge de manœuvre quant à leur fonctionnement. Vous trouverez une collection de règlements à titre d’exemple sous la rubrique < Documents > Règlements de conseils communaux », ou le règlement type proposé par l’Etat de Vaud sur la page de son site internet.

Toute modification ne peut se faire que par le biais d’une motion. Le Bureau prépare le texte de la modification du règlement du Conseil, qu’il serait judicieux de soumettre préalablement au Canton (DGAIC) pour validation (juridique), puis le Bureau le propose à la Municipalité, qui prépare un préavis. Celui-ci est envoyé en commission, qui rapporte au Conseil. Celui-ci le valide, l’amende ou le refuse. En cas d’acceptation, le projet est envoyé au département concerné pour ratification avant son entrée en vigueur.

La résolution qui fait suite à une interpellation doit être considérée comme un vœu. Elle est formulée comme tel et, par conséquent, ne peut pas contenir d’injonction. La résolution doit être votée par le Conseil et doit être adoptée à la majorité des membres présents.

Il est conseillé d’enregistrer les séances au moyen de deux enregistreurs distincts (en cas de non-fonctionnement de l’un des deux). Il existe plusieurs modèles d’enregistreurs. Le règlement du Conseil peut prévoir les modalités concernant l’enregistrement des séances et la conservation de la bande. Le règlement du conseil doit le prévoir et l’enregistrement effacé dès le pv adopté. Attention, chaque membre peut encore refuser d’être enregistré. Un article dans le canton-commune a été rédiger à ce sujet, je vous y renvoie.

Le public n’a pas droit à la parole. Il est toutefois possible qu’une personne (expert, etc.) intervienne en avant-séance pour expliquer un projet. Le président du Conseil doit être informé préalablement. En dehors des séances du Conseil, la population peut contacter les membres du Conseil ou de la Municipalité.

La loi sur les communes (LC) ne dit rien à ce propos. Certains secrétaires sont assermentés au moment de la prestation de serment du Conseil, d’autres après, d’autres encore au début d’une législature et plus ensuite, d’autres enfin ne le sont pas du tout. Le secrétaire du Conseil faisant partie du Bureau électoral, il est toutefois conseillé de l’assermenter pour les votations et élections.

Découvrez les déterminations du préfet du district de Nyon, « répondant » du Corps préfectoral en matière d’assermentations dans le document « Assermentation secrétaires -déterminations et serment », que vous retrouvez sur la page « Publications, rapports et guides » des documents.

Les tâches des secrétaires sont définies dans le règlement type du Conseil (section V). Elles peuvent toutefois varier fortement d’une commune à l’autre car les Conseils sont libres de fixer les tâches du secrétaire. Cependant quelques tâches reviennent régulièrement : rédaction du procès-verbal, extraits, convocations, archives, votations/élections, etc.

Sous la rubrique « Documents > Publications, rapports et guides > rapport statut des secrétaires », vous trouverez une liste des différentes tâches assumées. En regard de ces tâches, il est indiqué si c’est une tâche qui figure régulièrement dans les cahiers des charges, ou si c’est une tâche particulière à une commune.

Sous la rubrique « Documents > Publications, rapports et guides » , vous trouverez des guides pour certaines des tâches.

La loi sur les communes (LC) précise que le Conseil élit pour la durée de la législature son secrétaire, lequel peut être choisi en dehors du Conseil. Chaque commune a sa manière de gérer le contrat de la personne chargée du secrétariat du Conseil ; le délai et les modalités de résiliation du contrat dépendent donc des clauses décidées au début du mandat. Dès lors, attention avec l’établissement des contrats et les résiliations puisque son mandat est de 5 ans.

Il y a mille et une manières de repourvoir le poste de secrétaire du Conseil (annonce dans la presse, pilier public, journal local, sites internet, réseaux sociaux, bouche à oreille, etc.). Le candidat peut faire partie du Conseil ou pas, être citoyen de la commune ou pas. Les personnes dont la candidature a été retenue sont reçues par le Président ou le Bureau, éventuellement avec le secrétaire sortant et/ou le Greffe municipal, les ressources humaines, etc. avant qu’un choix soit opéré. La personne retenue est présentée au Conseil, qui valide ce choix par une élection. (LC).

Selon la LC, le Conseil décide de l’indemnité du secrétaire. Chaque Conseil gère sa relation avec son secrétaire. Toutefois, l’ASCCGV a mené une enquête à ce sujet auprès des secrétaires. Les résultats sont disponibles dans le rapport que vous trouverez sous la rubrique « Documents > Publications, rapports et guides > rapport statut des secrétaires ».